Ochrana osobných údajov

Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom osobných údajov pre platformové účely systému MALLEKOL je EKOLAS, s.r.o., Paderovce, Poľná ulica 11/2, 919 30 Jaslovské Bohunice, IČO 36227897, DIČ 2020163772, IČ DPH SK2020163772, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel Sro, vložka č. 11025/T. Kontaktný e-mail: info@ekolas.sk, telefón: 033/559 20 96.

Spracúvanie osobných údajov sa riadi Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Aké údaje spracúvame a na aké účely

V závislosti od toho, ako platformu používate, spracúvame tieto kategórie údajov:

• Zákaznícky účet a objednávky: meno, e-mail, telefón, dodacia a fakturačná adresa, pri firemných zákazníkoch IČO/DIČ/IČ DPH, položky a história objednávok, história stavov, reklamácie; voliteľne oslovenie (pán/pani) — jeho uvedenie je dobrovoľné a slúži len na korektné oslovenie v komunikácii. Účel: uzavretie a plnenie kúpnej zmluvy, doručenie, vybavenie reklamácií a odstúpení, zákaznícka podpora.
• Adresár účtu: doručovacie adresy (štítok, ulica, mesto, PSČ, krajina) a firemné profily (názov, IČO, DIČ, IČ DPH, fakturačná adresa), ktoré si vo svojom účte uložíte na opakované použitie. Účel: pohodlné vyplnenie ďalšej objednávky — plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Uchovávame ich, kým ich sami nezmažete alebo do zrušenia účtu; mazanie je dostupné priamo v účte.
• Daňové doklady a účtovníctvo: fakturačné údaje a platobné informácie (variabilný symbol, stav úhrady; číslo karty nikdy nespracúvame my, ale licencovaný poskytovateľ platieb). Účel: plnenie zákonných povinností (zákon o DPH, o účtovníctve).
• Účet predajcu (vendora): obchodné meno, IČO/DIČ/IČ DPH, sídlo, zápis v registri, bankové spojenie (IBAN), kontaktné údaje, údaje o predajoch a výplatách; na overenie predajcu aj doklad totožnosti alebo výpis z registra, samocertifikácia a stav overenia podľa čl. 30 nariadenia (EÚ) 2022/2065 (DSA). Účel: zmluva o používaní platformy, vyhotovovanie faktúr v mene predajcu, výplaty, zákonné oznamovacie povinnosti prevádzkovateľa platformy (DAC7 — zákon č. 250/2022 Z. z.) a overenie predajcu. Právny základ overenia: čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení s čl. 30 DSA. Doklady k overeniu uchovávame počas trvania zmluvného vzťahu s predajcom a vymažeme ich najneskôr do 6 mesiacov po jeho skončení.
• Dopyt na službu: meno/názov, e-mail, telefón, firma, miesto výkonu, rozsah a popis požiadavky uvedené v dopyte na službu (DDD, čistenie, facility). Účel: sprostredkovanie nezáväzného dopytu firme, ktorú ste oslovili — opatrenia pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Údaje dopytu sa odovzdávajú oslovenej firme (predajcovi), ktorá ich ďalej spracúva ako samostatný prevádzkovateľ na účel prípravy ponuky. Doba uchovávania na platforme: najviac 24 mesiacov.
• Dopyt s overením odbornej spôsobilosti: číslo, vydavateľ a typ osvedčenia o odbornej spôsobilosti uvedené v dopyte na profesionálne biocídne výrobky. Účel: posúdenie oprávnenosti predaja biocídnych výrobkov určených pre profesionálov (§ 15 a § 16 zákona č. 355/2007 Z. z.). Doba uchovávania: najviac 24 mesiacov.
• Osvedčenia o odbornej spôsobilosti (B2B odberatelia): typ, číslo, vydavateľ, platnosť a kópia/sken dokladu, vrátane záznamu o overení (kto a kedy osvedčenie overil). Účel: splnenie zákonnej povinnosti nevydať profesionálne regulované výrobky osobe bez odbornej spôsobilosti (§ 15 a § 16 zákona č. 355/2007 Z. z.) — čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR. Uchovávame počas platnosti osvedčenia a následne 5 rokov na preukázanie zákonnosti výdaja; skeny dokladov mažeme najneskôr do 12 mesiacov po skončení platnosti osvedčenia.
• Hlásenie k zaradeniu regulovaného produktu: obsah hlásenia a — ak ho dobrovoľne uvediete — kontaktný e-mail na spätnú väzbu. Uvedenie e-mailu nie je povinné, hlásenie prijmeme aj anonymne. Účel: overenie zaradenia produktu v úradnom registri (oprávnený záujem a plnenie regulačných povinností). Hlásenie evidujeme v auditnom zázname 5 rokov ako doklad o riešení regulačného podnetu.
• Newsletter: e-mail, voliteľne meno, prihlásené sekcie, IP adresa a čas potvrdenia (double opt-in). Účel: zasielanie noviniek, na ktoré ste sa prihlásili; odhlásiť sa dá jedným klikom v každom e-maile.
• Recenzie: text a hodnotenie, väzba na zákaznícky účet a overenie nákupu. Účel: zverejnenie spotrebiteľskej recenzie s označením overeného nákupu.
• Žiadosť o demo/beta prístup: meno, e-mail, firma, telefón, veľkosť firmy, oblasť záujmu, obsah správy. Účel: vybavenie žiadosti a nadväzujúca komunikácia.
• Inzercia (bazár): obsah inzerátu, fotografie, cena a kontaktné údaje inzerenta (telefón, e-mail — verejne zobrazované maskovane, plné až po odhalení). Účel: zverejnenie inzerátu a sprostredkovanie kontaktu medzi inzerentom a záujemcom.
• Evidencia odhalení kontaktov: pri odhalení kontaktu inzerenta alebo predajcu evidujeme typ aktéra, čas, odhalené pole a skrátenú (maskovanú) IP adresu — plnú IP neukladáme, používame ju len krátkodobo v pamäti na obmedzenie frekvencie požiadaviek. Účel: ochrana kontaktov pred hromadným zberom (scraping) a zneužitím. Doba uchovávania: najviac 12 mesiacov.
• Aukcie a príhozy: väzba príhozu na zákaznícky účet, výška a čas príhozu. Účel: priebeh aukcie, určenie víťaza a uzavretie zmluvy; prevencia manipulácie s aukciou.
• Technické a bezpečnostné údaje: logy prístupov, IP adresa, bezpečnostné tokeny relácie (cookies — podrobnosti v dokumente Cookies). Účel: prevádzka, bezpečnosť a ochrana pred zneužitím.
• Lokálne úložisko prehliadača: na vašom zariadení (localStorage/sessionStorage) si ukladáme košík hosťa, naposledy prezerané produkty, krátkodobú vyrovnávaciu pamäť katalógu a — po otvorení stránky objednávky — číslo objednávky s e-mailom (kľúč mallekol_last_order v sessionStorage, zmaže sa zatvorením prehliadača). Tieto údaje zostávajú vo vašom prehliadači, neposielajú sa na server na iné účely a môžete ich kedykoľvek vymazať v nastaveniach prehliadača.

Vzťah platformy, predajcov a vendorov

MALLEKOL môže spracúvať údaje používateľov na účely prevádzky platformy, účtu, bezpečnosti, objednávok, komunikácie, inzercie, aukcií a technickej podpory. Pri produktoch, službách, reklamáciách, vráteniach, daňových dokladoch alebo plnení objednávok môže byť samostatným prevádzkovateľom aj konkrétny predajca, vendor, aukčný prevádzkovateľ alebo inzerent, ktorý určuje účel a prostriedky spracúvania pre svoju ponuku. Ak platforma spracúva údaje výlučne v mene konkrétneho vendora, má byť tento vzťah upravený zmluvne podľa GDPR.

Právny základ spracúvania

• Plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR): účty, adresár účtu, objednávky, doručenie, reklamácie, dopyty na služby, zmluvný vzťah s predajcom (vendorom), demo/beta žiadosti smerujúce k zmluve.
• Zákonná povinnosť (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR): daňové doklady, účtovníctvo, DAC7 oznamovanie predajcov, overenie odbornej spôsobilosti pri profesionálnych regulovaných výrobkoch.
• Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR): newsletter (double opt-in), voliteľné analytické cookies. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať (odhlásenie v e-maile, nastavenia cookies, alebo info@ekolas.sk) — bez vplyvu na zákonnosť skoršieho spracúvania.
• Oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR): bezpečnosť a prevencia zneužitia, vybavovanie hlásení k zaradeniu produktov, zverejňovanie recenzií, priama komunikácia s existujúcimi zákazníkmi. Proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu môžete namietať.

Príjemcovia — sprostredkovatelia a samostatní prevádzkovatelia

Na prevádzku platformy využívame týchto sprostredkovateľov (spracúvajú údaje v našom mene na základe zmlúv podľa čl. 28 GDPR):

• Supabase, Inc. — databáza a backendová infraštruktúra (hosting v EÚ; spoločnosť so sídlom v USA),
• Vercel Inc. — hosting webovej aplikácie (USA),
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — odosielanie transakčných e-mailov a newslettera (USA),
• Upstash, Inc. — technická služba na obmedzenie frekvencie požiadaviek (rate-limiting); ak je aktívna, spracúva len technické kľúče odvodené z IP adresy, nie iné osobné údaje (USA),
• Poskytovateľ platobnej brány (Stripe, Inc., prípadne iný licencovaný poskytovateľ uvedený pri platbe) — spracovanie kartových platieb ako samostatný prevádzkovateľ platobných údajov (USA/Írsko). Údaje sa mu odovzdávajú výlučne vtedy, keď si pri objednávke zvolíte platbu kartou; ak platba kartou pri objednávke nie je ponúknutá, žiadne údaje sa neodovzdávajú.

Samostatnými prevádzkovateľmi sú aj predajcovia pri plnení vašej objednávky (dodanie, doklad, reklamácia — dostanú údaje potrebné na jej vybavenie) a pri vybavovaní vášho dopytu na službu (dostanú údaje uvedené v dopyte), dopravcovia a orgány verejnej moci tam, kde to ukladá zákon.

Prenosy do tretích krajín

Časť uvedených poskytovateľov sídli v USA. Prenosy sa uskutočňujú na základe rozhodnutia o primeranosti (EU-U.S. Data Privacy Framework), a ak sa neuplatňuje, na základe štandardných zmluvných doložiek (SCC) s doplnkovými opatreniami. Kópiu záruk poskytneme na požiadanie na info@ekolas.sk.

Doba uchovávania

• Daňové doklady a účtovné záznamy: 10 rokov (zákon o účtovníctve a o DPH).
• Objednávky a zmluvná dokumentácia: počas trvania zmluvy a premlčacích lehôt (spravidla 4 roky od dodania).
• Zákaznícky a predajcovský (vendor) účet: počas existencie účtu; po zrušení sa údaje vymažú alebo anonymizujú okrem tých, ktoré musíme uchovať zo zákona.
• Dopyty na služby: najviac 24 mesiacov.
• Adresár účtu: kým adresy a firemné profily sami nezmažete, najneskôr do zrušenia účtu.
• Osvedčenia o odbornej spôsobilosti: počas platnosti a následne 5 rokov; skeny dokladov najviac 12 mesiacov po skončení platnosti.
• Newsletter: do odvolania súhlasu (odhlásenia).
• Recenzie: počas zverejnenia produktu; na žiadosť ich anonymizujeme.
• Demo/beta žiadosti: najviac 12 mesiacov, ak nevznikne zmluvný vzťah.
• Prístupové logy a denník zmien: najviac 12 mesiacov; auditné záznamy s regulačným alebo účtovným významom (napr. hlásenia k zaradeniu regulovaných produktov) uchovávame dlhšie, spravidla 5 rokov.

Je poskytnutie údajov povinné?

Poskytnutie údajov označených ako povinné je potrebné na to, aby sme vedeli vašu žiadosť prijať, vyhodnotiť a odpovedať na ňu. Ak tieto údaje neposkytnete, nebudeme vedieť vašu žiadosť spracovať.

Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Pri spracúvaní žiadostí o demo alebo beta prístup nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie s právnymi alebo obdobne významnými účinkami na dotknutú osobu.

Vaše práva

Ako dotknutá osoba máte najmä právo:

• na prístup k údajom,
• na opravu,
• na vymazanie,
• na obmedzenie spracúvania,
• na prenosnosť údajov,
• namietať proti spracúvaniu, ak je právnym základom oprávnený záujem,
• odvolať súhlas, ak je právnym základom súhlas,
• podať sťažnosť dozornému orgánu.

Dozorný orgán

Dozorným orgánom je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk. Máte právo podať mu sťažnosť. Proti spracúvaniu na účely priameho marketingu môžete namietať kedykoľvek a bezplatne — spracúvanie na tento účel ihneď ukončíme (čl. 21 ods. 2 GDPR).

Kontakt

Ak si chcete uplatniť svoje práva alebo máte otázky k spracúvaniu osobných údajov, kontaktujte nás na info@ekolas.sk alebo telefonicky na 033/559 20 96.